25 de marzo de 2014

Fundamentos del proceso de control de fuerza de ventas y el rol del supervisor

Fundamentos del proceso de control de fuerza de ventas

Luego de la planificación y dirección de las actividades de la fuerza de ventas, el control y la evaluación de dicha fuerza es la actividad que necesariamente se debe efectuar para asegurar que el desempeño se ajuste a los planes que se fijaron y que se consiga el resultado esperado. Aquí “controlar” significa “evaluar el desempeño” de los vendedores.

La gerencia obtiene información de varias fuentes: la que proveen los diferentes departamentos administrativos (fábrica, contabilidad, stocks, publicidad, diseño, etc), el análisis de desempeño del equipo de vendedores en general y de cada vendedor en particular, de los costos de comercialización, de las visitas realizadas y su eficiencia, del funcionamiento de los territorios venta, del análisis por cliente; del beneficio por cliente, del análisis de producto o servicio; datos sobre la actuación de la competencia ; análisis de mercado.

Es esencial incluir el Tiempo ya que es un “bien no renovable”. La base del control es la información rápida y fidedigna de la actuación de los vendedores. Para ello se utilizan informes diario de visitas.

Rol del supervisor

La descripción de tareas del supervisor de ventas se pueden resumir de la siguiente manera:
  • Tener a cargo la supervisión de ventas;
  • Es subordinado al jefe de venta y tiene a todos los vendedores bajo su subordinación;
  • Tiene la jurisdicción geográfica y departamental;
  • La distribución promedio mensual de su tiempo es 20% en tareas administrativas internas y 80% en tareas de campo con vendedores y/o clientes;
  • Tiene como función básica hacer cumplir los objetivos de venta establecidos por la empresa, en tiempo, unidades y pesos.
  • Sus funciones específicas son:
  • Dirigir a los vendedores haciendo que cada uno a su cargo alcance las metas establecidas y obtenga y mantenga en su zona un buen nivel de productividad en la venta a través de un control diario.
  • Evaluar (medir) en forma permanente el desempeño de los productos o líneas, de la competencia, de sus vendedores de los clientes, de la administración de venta.

El supervisor debe ser esencialmente un instructor, debe entrenar ya que tiene absoluto conocimiento de todo lo que maneja y debe ser capaz de implantar en cada vendedor de forma permanente los conocimientos que posee. El concepto de entrenar es dinámico dentro de la capacitación por lo tanto de él depende el ritmo de la operación y sus resultados.

El supervisor es el responsable de mantener un elevado nivel de interés, de deseo de triunfar, de alcanzar metas y en general, de motivaciones por su trabajo, productos, clientes, empresa, superiores, compañeros. En síntesis, es responsable de motivar a su equipo y hacer que cada parte se integre de manera adecuada.

La comunicación aceptada en una organización seria y exitosa es la formal. Esto es, aquella que se conoce su origen y su destino y que tiene un contenido positivo y realista. Es fundamental la comunicación para el supervisor: de sus jefes hacia los vendedores, de los vendedores a los jefes. Siempre formal. En términos organizativos debe mantenerse la unidad de mando, es decir, que cada funcionario depende de un solo jefe y con él se comunica.

Por último, el supervisor tiene que controlar diversas actividades tales como horarios, promedio diario de visitas, calidad de visitas, capacitaciones, gastos, material de ventas, reuniones, entre otros.

El supervisor es el encargado, en última instancia, de cumplir los objetivos y política de la empresa; debe saber interpretar el espíritu de las directivas que recibe y utilizar de la mejor manera posible los medios de que dispone para lograr esos objetivos. La supervisión de ventas tiene por objeto establecer y mantener relaciones de trabajo apropiadas y directas entre un supervisor o supervisores y los subordinados, con el objeto de llevar a cabo los planes de venta de la empresa, por medio de la evaluación, el adiestramiento, la motivación, el control y la comunicación adecuadas.

Así los objetivos generales de una supervisión comprenden: la planificación del trabajo de los vendedores, evaluación del trabajo de los vendedores, perfeccionar los métodos de venta y las técnicas de los vendedores, dirigir a los vendedores, motivación constante de los vendedores, mantener una buena comunicación con la fuerza de ventas, controlar la labor de los vendedores.

Pero ¿cómo el supervisor debe encarar su tarea?

La supervisión participativa se produce cuando el supervisor “consulta” con la gente responsable de hacer la tarea respecto a su practicabilidad y sobre las mejores formas de lograr los mismos resultados. En cambio, existe también la supervisión autocrática, que es sencillamente dar las órdenes sin consulta, o sin la participación de los subordinados.

Es evidente que una supervisión participativa da como resultado un mayor entusiasmo de los vendedores, ya que sienten que participan en la ejecución de planes y ello los lleva a una mayor cooperación con sus jefes. Pero ATENCIÓN! Un exceso de supervisión participativa puede llegar a que el vendedor tome decisiones inconsultas que perjudiquen a la empresa.

Sistema Elvis cuenta con un Módulo de Evaluación de Fuerza de Ventas